Manuali

Introduzione

Login

Alla prima apertura, l’app Order Sender, chiede di inserire le proprie credenziali di Agente. Si tratta di un’autenticazione che permette di sincronizzare il tablet con i dati presenti nei nostri server, relativi all’account al quale abbiamo accesso.
Una volta eseguito l’accesso, è possibile tornare in tale sezione dal pulsante “Login”.
Da qui si possono eseguire anche ulteriori operazioni, come la sincronizzazione o l’eliminazione dell’account Business dal tablet, attivando il menu a comparsa, scorrendo con il dito da destra verso sinistra, in prossimità del proprio codice azienda.

Account con più di un Agente

Questa soluzione aziendale permette, a tutti gli Agenti che vi fanno parte, di accedere allo stesso database (fornitori, clienti, sconti, prodotti), ma ognuno di essi mantiene la possibilità di visualizzare nel proprio tablet solamente i propri ordini.
Nell’architettura di un account Business con più agenti, solo il Gestore ha il permesso di aggiungere o modificare i dati delle anagrafiche, questo per una questione di consistenza dei dati.
L' Agente (a parte il primo creato, che è anche Gestore) è un utente che ha la possibilità di inserire nuovi Clienti solo durante la compilazione di un ordine o di un preventivo (vedi Campo “Cliente”).
Un’altra peculiarità di tale account è data dalla possibilità di assegnare Fornitori e Clienti solo ad alcuni Agenti (o gruppi di Agenti). Infatti all’interno di ogni anagrafica è presente un’area con i nomi degli Agenti ai quali attivare la visualizzazione.

Crea nuovo ordine/preventivo

Panoramica della schermata di creazione dell’ordine

Questa è la schermata in cui viene compilato il modulo d’ordine/preventivo. Permette di specificare i dati del cliente, del fornitore, della spedizione e degli articoli.

In testata troviamo la sezione dedicata alla numerazione. Al momento della creazione dell’ordine/preventivo, viene assegnato un numero temporaneo (T-xxx) che rimane fino a che l’ordine/preventivo non viene inviato. A seguito dell'invio, verrà assegnato dal sistema il numero dell'ordine definitivo (B-xxx) considerando la numerazione generale dell'account.

La data viene inserita automaticamente in base al giorno in cui si completa l’ordine. Rimane comunque sempre possibile modificarla manualmente.

L'icona PDF consente di vedere un’anteprima del PDF dell’ordine (online) così come arriverebbe al cliente e al fornitore. Questo permette di effettuare controlli e correggere eventuali errori prima dell’effettivo invio della proposta. Da questa schermata è anche possibile stampare direttamente l’anteprima PDF dell’ordine tramite una stampante WiFi collegata alla propria rete interna.

Il menu “Opzioni Ordine” è accessibile cliccando l’icona in alto a destra della schermata di creazione dell’ordine. Permette di visualizzare le operazioni specifiche sul singolo ordine. Per esempio: un ordine in bozza può essere inviato o cancellato, mentre un ordine già inviato può essere re-inviato, duplicato o cancellato.

Campo “Fornitore”

Si può cominciare la compilazione dell’ordine selezionando un Fornitore presente in anagrafica. Per farlo, basta iniziare a scrivere il nome nell'apposito campo e premere sul Fornitore che viene proposto tramite il menu a tendina. 
È possibile inserire manualmente un Nuovo Fornitore. In questo caso è necessario espandere il campo “Fornitore” con il tasto “+” e compilare tutti i dati necessari. Al termine, premere il bottone “Salva Fornitore” che consentirà di salvare l'anagrafica appena inserita nel database dell'account e di richiamarla in ordini futuri. Se si modifica un fornitore già salvato, sarà possibile aggiornarlo definitivamente anche nel database tramite il bottone “Aggiorna Fornitore” (riservato a utente Gestore).

Campo “Cliente”

Dal campo “Cliente” è possibile selezionare un cliente presente in anagrafica. Per fare ciò, basta iniziare a scrivere il nome nell'apposito campo e premere sul Cliente che viene proposto tramite il menu a tendina. È possibile richiamarlo anche inserendo il numero di Partita Iva.

Si può inserire manualmente anche un Nuovo Cliente. In questo caso è necessario espandere il campo “Cliente” con il tasto “+” e compilare tutti i dati necessari. Al termine premere il bottone “Salva Cliente”, che consentirà di salvare l'anagrafica appena inserita nel database dell'account e di richiamarla in ordini futuri. Se si modifica un cliente già salvato sarà possibile aggiornarlo definitivamente anche nel database tramite il bottone “Aggiorna Cliente” (riservato a utente Gestore).

Perché un Agente (senza i permessi di Gestore) possa inserire un nuovo cliente nel database dell’account, è necessario che compili e invii un ordine o un preventivo con i dati del nuovo cliente, dopodiché l'utente Gestore potrà autorizzare questo inserimento.
Quest’ultimo infatti vedrà l’ordine o il preventivo creato dall’agente nell'Archivio Ordini (accedendo come Gestore all'Area Riservata su web): entrando nella modifica dell’ordine e premendo sulla “matita verde” troverà, a fianco al nome del Cliente, il tasto per poterlo salvare in anagrafica.

Nelle preferenze PDF dell'account (dal menu Impostazioni → Preferenze, accedendo come Gestore all'Area Riservata su web) è possibile specificare se si vuole visualizzare o meno il Codice Cliente nel PDF dell'ordine/preventivo.

Campo “Sede”

Come sede si intende l'indirizzo di spedizione della merce, alternativo alla sede legale del Cliente. Nell'anagrafica Cliente è possibile salvare più sedi che saranno richiamabili al momento della compilazione dell'ordine.

È possibile inserire manualmente una nuova sede. In questo caso è necessario espandere il campo “Sede” con il tasto “+” e compilare tutti i dati necessari. Al termine premere il bottone “Salva Cliente” che consentirà di salvare l'anagrafica appena inserita nel database dell'account e di richiamarla in ordini futuri. Se si modifica un cliente già salvato, sarà possibile aggiornarlo definitivamente anche nel database tramite il bottone “Aggiorna Cliente” (riservato a utente Gestore).

Campo “Consegna e Pagamento”

In questa sezione sono compresi i dati relativi alla consegna (data, tipologia, imballo, resa, spedizione), al pagamento (metodo, banca d'appoggio) e ai costi di trasporto. Tutti i dati sono da compilare manualmente, fatta eccezione della modalità di pagamento che è possibile salvare nell'anagrafica Cliente.

Campo "Articoli"

Alla voce “Articoli” è possibile inserire prodotti da voi precedentemente caricati (vedi Gestione Prodotti) seguendo lo stesso principio utilizzato per Clienti e Fornitori, ovvero seguendo il percorso “aggiungi prodotto” ed iniziando a scrivere nel campo “codice” o nel campo “descrizione” e selezionando il prodotto desiderato tra quelli proposti nel menu a tendina. Sarà poi possibile scegliere le quantità, i prezzi e gli eventuali sconti (vedi Gestione sconti).

E' comunque sempre possibile inserire manualmente un nuovo articolo. In questo caso comparirà un bottone "Salva anagrafica" che consentirà di salvare l'articolo appena inserito nel database dell'app e di richiamarlo in ordini futuri. Se si modifica un articolo già salvato sarà possibile aggiornarlo definitivamente anche nel database tramite il bottone "Aggiorna anagrafica". (riservato a utente Gestore).

In alternativa si può richiamare, mediante il bottone “Riassortimento”, una finestra con tutti gli ultimi prodotti acquistati dal cliente selezionato, in modo da poter velocizzare l’operazione del riassortimento delle merci che si ordinano periodicamente.
In questa finestra vengono mostrati anche i prezzi applicati nei precedenti ordini, dando così la possibilità all'agente di aggiungere i prodotti mantenendo il prezzo precedentemente applicato. Oppure, selezionando l'opzione “Ricalcola prezzi”, è possibile aggiungere l'articolo applicando il prezzo presente nel listino base in quel momento. Nelle “Preferenze” dell'App Order Sender è possibile specificare i valori di default delle opzioni di Riassortimento, come la possibilità di mostrare o meno i prezzi dei precedenti ordini.

Il campo IVA, presente in ogni riga articolo, è precompilato con il valore di default, indicato nella sezione Preferenze oppure nell’anagrafica del prodotto. Rimane sempre possibile inserire un valore IVA specifico per ogni articolo. (vedi come impostare la IVA di default)

Il campo Valuta, nella schermata di creazione dell’ordine, è precompilato con il valore di default, indicato nella sezione Preferenze. Può essere modificato per l’ordine corrente. Il tasso di cambio tra valute non è gestito. (vedi come impostare la valuta di default)

In questa sezione è possibile richiamare, tramite il bottone “Prezzi €”, un popup che riassume tutti i listini alternativi a quello “base” e gli sconti cliente disponibili per il prodotto selezionato (vedi Gestione Sconti e Listini personalizzati). Premendo su una delle opzioni proposte verrà applicato il listino o lo sconto desiderato. 

Infine è possibile scegliere se aggiungere il prodotto come “sconto merce” o come “omaggio”. La differenza, ai fini del calcolo matematico del totale dell'ordine, sta nel fatto che l'opzione “sconto merce” considera nel valore dell'articolo l'importo delle Accise e l'IVA calcolata solo su quest'ultima, mentre l'opzione “omaggio” assegna il valore 0 (zero) a tutti i campi.

I totali verranno aggiornati a fronte dell’aggiunta di nuovi articoli.

Dati a fine ordine/preventivo

Tra i dati che completano la compilazione dell'ordine/preventivo troviamo:
- Sconto in chiusura, espresso in valore numerico o in percentuale, applicato sulla somma degli imponibili;
- Il committente: il nome di colui che firma l'accettazione;
- Firma digitale: i documenti in PDF, inviati via e-mail, potranno essere firmati dal cliente grazie alla funzione del software che permette di raccogliere la sua firma.

Invia

Una volta compilati i campi principali non rimane che inviare l’ordine premendo il pulsante “invia”, alla cui pressione si aprirà una schermata nella quale potrete decidere a chi mandare l’ordine, oltre che al fornitore. Procedendo l’ordine sarà inviato via mail agli indirizzi specificati in precedenza, come allegato pdf.

Nelle preferenze generali dell'account (dal menu Impostazioni → Preferenze, accedendo come Gestore all'Area Riservata su web) è possibile specificare uno o più indirizzi mail al quale inviare un’esportazione CSV dell'ordine.

L’ordine, una volta spedito, non può essere modificato, ma può essere duplicato, rispedito o cancellato dalla memoria del tablet (vedi Azioni rapide).

Se invece si decide di non inviare l'ordine/preventivo ma di salvarlo come bozza, è sufficiente chiuderlo. Nell'archivio ordini apparirà con un'etichetta rossa. Nel caso in cui si stia compilando l'ordine/preventivo all'interno dell'Area Riservata su web, prima di chiudere, è importante premere il bottone “Salva” in fondo all'ordine o chiuderlo tramite l'icona ← in alto a destra , altrimenti si perderanno tutte le modifiche.

Archivio ordini/preventivi

Ordini e Preventivi

Order Sender permette di gestire sia ordini che preventivi. 

I preventivi possono essere trasformati in ordine.

Alla schermata di archivio degli ordini si accede dalla schermata iniziale o dalla tab bar.
Da questa pagina è possibile visualizzare, gestire, e avviare la creazione di nuovi ordini.

Gli ordini non ancora inviati sono caratterizzati da un bordo rosso, mentre quelli già spediti da un bordo verde. L’ordine, una volta spedito, non può essere modificato, ma può essere duplicato, rispedito o cancellato dall’archivio.

Lo stesso vale per i preventivi.

Pulsante crea nuovo

il pulsante si trova in alto a destra. Cliccando si apre la schermata di creazione del nuovo ordine.

Filtra gli ordini per data, fornitore, cliente

La visualizzazione di default dell’elenco mostra gli ordini organizzati in senso cronologico; l’ultimo ordine viene visualizzato in alto e seguono gli ordini meno recenti.

Gli ordini sono raggruppati per singoli mesi dell'anno corrente e successivamente per anni precedenti.

L’utente può scegliere di visualizzare gli ordini anche filtrando per: “Ultimi 50”, “Fornitori” o “Clienti”, e può tornare alla visualizzazione cronologica cliccando il filtro “Data” o “Ultimi 50”.

Azioni rapide

Scorrendo orizzontalmente la riga di un ordine appaiono delle operazioni aggiuntive. Per esempio, un ordine in bozza può essere inviato o cancellato, mentre un ordine già inviato può essere re-inviato, duplicato o cancellato.
È possibile inoltre visualizzare un’anteprima dell'ordine/preventivo che contiene un riassunto degli elementi che lo compongono.

Gestione (anagrafiche)

Fatture (beta)

Permette di generare e gestire fatture. Accedendo all’Area Riservata come Gestore è possibile entrare nel modulo Fatture (beta) e gestire i suddetti documenti fiscali (Order Sender non è responsabile della compilazione del documento).
Con il tasto +, in alto a destra, si entra nella generazione di una nuova fattura dove è possibile compilare i campi relativi ai dati dell’intestatario, le date (emissione, scadenza, saldo), il metodo di pagamento e i dati del commitente.
Dopodiché, premendo su “Inserisci prodotto” si andranno ad aggiungere le voci che comporranno il documento, con la possibilità di specificare: quantità, sconto (in percentuale), aliquota IVA (in percentuale) ed il prezzo unitario.
Con la stessa modalità, nella sezione “Contributi”, si potranno aggiungere le voci appartenenti all’omonima categoria, avendo l’accortezza di inserire un valore positivo o negativo, che verrà aggiunto o sottratto (se si inserisce una cifra anticipata da un segno “meno”: es. -132,43) alla totale delle voci che compongono la fattura.
Il tasto “Salva e rimani” ci permette di salvare il lavoro fatto e, premuto la prima volta, verrà generata l’anteprima del PDF del documento, visualizzabile premendo l’icona in alto a destra con il simbolo del PDF.
Con il tasto “Salva e chiudi” ho la possibilità di tornare all’elenco delle fatture emesse, da dove è possibile mettere un “flag” alla fattura che ci è stata eventualmente pagata.

Gestione Fornitori e Gestione Clienti

Permette di creare, gestire ed eliminare il tuo elenco Fornitori o Clienti.

Inserisci nuovo
Dall’elenco clicca il tasto “+” in alto a destra, compila i campi e salva cliccando il tasto in basso “Salva”.

Perché un Agente (senza i permessi di Gestore) possa inserire un nuovo cliente nel database dell’account, è necessario che compili e invii un ordine o preventivo con i dati del nuovo cliente, dopodiché, l'utente Gestore potrà autorizzare questo inserimento.
Quest’ultimo infatti vedrà l’ordine o il preventivo creato dall’agente, nell'Archivio Ordini (accedendo come Gestore all'Area Riservata su web), entrando poi nella modifica dell’ordine e premendo sulla "matita verde", troverà a fianco al nome del Cliente, il tasto per poterlo salvare in anagrafica.

Modifica e elimina anagrafiche
Dall’elenco, clicca la riga del fornitore o cliente, modifica i campi e salva le modifiche cliccando il tasto “Salva”. Puoi eliminare l’anagrafica cliccando l’icona “cestino”, in alto a destra della schermata di modifica.

La Gestione delle anagrafiche è accessibile dal menu laterale, cliccando sull’icona composta da 3 linee orizzontali, in alto a destra di ogni schermata.

Gestione prodotti

Permette di creare, gestire ed eliminare il catalogo di prodotti relativo ad ogni singolo fornitore.

Inserisci nuovo
Dalla schermata di gestione dei prodotti, seleziona un fornitore ed accedi all’elenco dei prodotti a lui associato. Da questa schermata, in alto a destra, clicca il tasto “+” per accedere alla schermata d’inserimento di un nuovo prodotto. Compila i campi e salva, cliccando il tasto in basso “Salva”.

Modifica prodotti
Modifica i campi e salva le modifiche cliccando il tasto “Salva”. Puoi eliminare l’anagrafica cliccando l’icona “cestino”, in alto a destra della schermata di modifica.

Elimina prodotti
Seleziona un fornitore e accedi all’elenco dei prodotti associati. Seleziona i prodotti da eliminare, cliccando le checkbox a sinistra di ogni riga. Clicca quindi l’icona “cestino” in alto e conferma.

Gestione sconti

Permette di creare, gestire ed eliminare gli sconti relativi a ogni cliente, associati a un fornitore, a gruppi di prodotti o a singoli prodotti. Una volta entrati nel menu, selezioniamo il cliente al quale vogliamo abilitare uno sconto e lo aggiungiamo tramite il pulsante “+”.
Uno sconto può essere applicato a un intero listino fornitore, a un singolo prodotto o ad una categoria merceologica.
Nel primo caso, nella schermata di inserimento andiamo a scegliere dal menu a tendina il fornitore del prodotto al quale vogliamo abbinare lo sconto, senza specificare alcun prodotto.
Nel secondo caso, dopo avere specificato il fornitore, specifichiamo anche un prodotto dal relativo menu a tendina.
Nel terzo caso, dopo avere specificato il fornitore, inseriamo il codice della categoria merceologica (quest’ultimo deve essere creato inserendolo nell’anagrafica di ogni singolo prodotto).
Nel caso in cui siano presenti, sia uno sconto sull’intero listino fornitore, che uno sconto sul singolo prodotto, al momento della compilazione dell’ordine verrà inserito in automatico lo sconto relativo al singolo prodotto (nella schermata di compilazione dell’ordine sarà comunque sempre possibile modificare manualmente lo sconto).
Una volta specificato il fornitore, ed eventualmente il prodotto, selezioniamo la percentuale di sconto. E’ possibile specificare fino a tre percentuali di sconto successive: la seconda percentuale rappresenta uno sconto sul prezzo già scontato con la prima percentuale, e la terza uno sconto applicato al prezzo già scontato con la seconda. Esempio: se a un prodotto X si associa uno sconto 1 del 10% e uno sconto 2 del 5%, partendo da un prezzo iniziale di 100, il prezzo scontato finale sarà di 85.5 (il primo sconto riduce il prezzo a 90, su questo, applicando lo sconto 2, si arriva a 85.5).
In alternativa ai tre sconti, è possibile specificare un prezzo netto da applicare direttamente al prodotto che andrà a sovrascrivere il prezzo base.

La Gestione delle anagrafiche “Sconti” è accessibile dal menu laterale, cliccando sull’icona composta da 3 linee orizzontali, in alto a destra di ogni schermata.

Gestione Listini personalizzati

Accedendo all’Area Riservata come Gestore è possibile aggiungere, importare e gestire uno o più listini personalizzati, alternativi al Listino Base.
Ogni listino è composto dal codice listino, il nome del listino, codice prodotto, prezzo netto (relativo al prodotto al quale si sta aggiungendo un listino personalizzato) e fino a tre sconti (opzionale).
Anche i listini personalizzati, alternativi a quello base, sono importabili tramite file CSV o Copia/Incolla da Excel.

Gestione Sedi

Permette di creare, gestire ed eliminare l’indirizzo di spedizione dell’ordine relativo a ogni singolo cliente.

Inserisci nuovo
Dall’elenco clicca il tasto “+” in alto a destra, compila i campi e salva cliccando il tasto in basso “Salva”.

Perché un Agente (senza i permessi di Gestore) possa inserire un nuovo cliente nel database dell’account, è necessario che compili ed invii un ordine, o un preventivo, con i dati relativi al nuovo indirizzo di spedizione, dopodiché, l'utente Gestore potrà autorizzare questo inserimento.
Quest’ultimo infatti vedrà l’ordine o il preventivo creato dall’agente nell'Archivio Ordini (accedendo come Gestore all'Area Riservata su web) ed entrando nella modifica dell’ordine, premendo sulla "matita verde", troverà a fianco al nome della nuova sede, il tasto per poterlo salvare in anagrafica.

Modifica e elimina anagrafiche
Dall’elenco, clicca la riga della sede, modifica i campi e salva le modifiche cliccando il tasto “Salva”. Puoi eliminare l’anagrafica cliccando l’icona “cestino”, in alto a destra della schermata di modifica.

La Gestione delle anagrafiche è accessibile dal menu laterale, cliccando sull’icona composta da 3 linee orizzontali, in alto a destra di ogni schermata.

Importazione ed Esportazione di file CSV o Excel

Accedendo all’Area Riservata come Gestore, è possibile effettuare delle importazioni di file CSV. Questo formato è supportato dai più diffusi Fogli di Calcolo come Microsoft Excel, OpenOffice o LibreOffice. Clicca sulla versione che possiedi per scaricare il file d'esempio dal quale partire per creare il tuo database da importare.

- Fornitori (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
- Clienti (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
- Prodotti (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
- Sconti (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)
- Listini Alternativi (Excel per Windows, Excel per Mac, OpenOffice)

Queste importazioni possono essere effettuate anche partendo da un file Excel, mediante il Copia/Incolla dei dati contenuti in tale archivio.
Una volta inseriti i dati nell’importatore, si deve indicare se nel file è contenuta una riga di intestazione (come quella presente nei file di esempio) e se si intendono rimuovere i dati che non sono presenti nel file, così da eliminare le anagrafiche non più utilizzate.
In ogni caso verranno aggiornati i record presenti in archivio con quelli che si stanno importando.
Nell’ultimo step è necessario associare le colonne presenti nel file CSV con i campi importabili nel sistema. Se non è presente una riga di intestazione, come quella presente nei file di esempio, sarà possibile associare tali campi mediante i menu a tendina presenti in ogni riga.
È possibile che il sistema non riconosca in automatico la struttura del file e quindi sia necessario specificare quale “Delimitatore di colonne” e quale “Delimitatore di stringa” sono utilizzati in tale documento. Provare a cambiare e premere “Aggiorna Anteprima” per verificare che il sistema riconosca correttamente i singoli dati da importare.

L’esportazione dei dati avviene sempre nel formato CSV e, oltre alle anagrafiche elencate sopra per quanto riguarda l’importazione, è possibile esportare anche i dati relativi agli ordini.

Importazione ed Esportazione tramite API

Per ottenere una completa integrazione di Order Sender con software di terze parti, è previsto l'accesso a librerie di API Web.
Si tratta di un modulo aggiuntivo acquistabile separatamente che permette di esportare e importare dati relativi agli ordini, anagrafiche clienti e prodotti sul gestionale aziendale, creando un’integrazione altamente flessibile, che viene perfettamente modellata rispettando il flusso di lavoro adottato dall'azienda. Il gestionale, o qualunque altro sistema esterno utilizzato, potrà essere impostato in modo tale da reperire i dati generati da Order Sender tramite semplici chiamate web.
Per ottenere il token, accedere all’Area Riservata e andare nella “Gestione API” (dal menu Impostazioni). Per consultare il manuale relativo all’integrazione tramite API, e conoscere la mappatura dei campi che vengono trasmessi, clicca qui.

Impostazioni

Dati personali

In questa sezione è possibile consultare i dati dell’Agente che appariranno nell’apposita area del PDF dell’ordine/preventivo. Tali dati sono modificabili esclusivamente nell’Area Riservata, accedendo come Gestore, dal menu Gestione -> Agenti.

Preferenze

Valuta e percentuale IVA di default
Da qui è possibile specificare la valuta che verrà impostata di default negli ordini/preventivi compilati nel tablet.
La percentuale di IVA specificata in questo campo verrà impostata automaticamente per tutti quei prodotti in cui non è specificata in anagrafica.
Le stesse impostazioni sono configurabili anche nell’Area Riservata accedendo come Gestore, dal menu Impostazioni -> Preferenze, per quanto riguarda gli ordini/preventivi compilati da tale Area.

Numerazione di ordini e preventivi (riservato a utente Gestore)
I numeri progressivi degli ordini non possono essere cambiati, ma è possibile far ripartire il conteggio da 1. Il conteggio riparte comunque automaticamente ogni anno.

Preferenze PDF (riservato a utente Gestore)
Nell’Area Riservata accedendo come Gestore, dal menu Impostazioni -> Preferenze, è possibile scegliere tra 7 modelli PDF di ordine/preventivo, oltre che il colore e il font.
Sempre da questa sezione è possibile specificare le condizioni di vendita che verranno riportate nel documento.
A seguire, abbiamo l’opzione per visualizzare o meno il Codice Cliente nel PDF dell’ordine e, una volta impostata una scelta, decidere se applicarla anche sugli ordini compilati da tablet.
Infine è possibile inserire il logo aziendale che, oltre a essere riportato nel PDF dell’ordine, apparirà nella schermata di tutti i tablet associati a tale account (la dimensione deve essere 600px x 300px, in formato jpg).

Preferenze Generali (riservato a utente Gestore)
Anche nell’Area Riservata è possibile specificare la valuta e l’IVA di default per gli ordini/preventivi compilati da tale Area.
Oltre a queste opzioni troviamo la possibilità di specificare uno o più indirizzi mail al quale verranno inviate le copie degli ordini in formato CSV.

Clienti

La sezione “Clienti”

Richiamabile sia dalla schermata iniziale che dai pulsanti in basso, è un’area dedicata al riepilogo generale dei dati e alle attività relative ad ogni cliente.
In alto troviamo la mappa con il cliente localizzato dove, premendo sul segnaposto, c’è la possibilità di impostare il navigatore presente nel dispositivo e avviare la navigazione.
Nella parte sottostante viene riportato un riepilogo dei dati principali, dove i campi Email e Telefono, se premuti, attivano la comunicazione con il Cliente.
I pulsanti che seguono, offrono una panoramica approfondita dell’anagrafica del cliente e delle sedi ad esso associate, con i riepiloghi degli ordini/preventivi creati a nome suo.

Mappa clienti

Dall’Area Riservata, è possibile visualizzare tutti clienti nella mappa. Per farlo è sufficiente premere il bottone a forma di mappa cartacea presente in alto nella schermata, richiamabile dal menu CRM -> Clienti.
Mediante il campo “cerca” è possibile inquadrare tutti i clienti presenti in una città specifica.
È necessario che all’interno di ogni anagrafica cliente sia salvata anche la posizione geografica, espressa in latitudine e longitudine.

Statistiche

La sezione “Statistiche”

Richiamabile sia dalla schermata iniziale che dai pulsanti in basso, è un’area dedicata all’analisi dell’andamento economico dell’attività dell’azienda.
Tutti i dati presenti in questa sezione sono filtrabili per “Agente” (riservato a utente Gestore), “Fornitore” e “Cliente”.

Fatturato
Questo strumento offre un riepilogo degli ordini effettuati, mese per mese, nell’arco dell’anno in corso e di quello precedente. Nel primo riquadro è possibile scegliere due tipi di visualizzazione: grafico a linee e grafico a barre.
Nella seconda visualizzazione è presente anche la barra che riporta il totale dell’anno.
Nel secondo e terzo riquadro sono rappresentate le differenze, mese per mese, tra l’anno corrente e il precedente. Il secondo riquadro è espresso in valuta mentre il terzo in percentuale.

Articoli più venduti
In questa vista è possibile visualizzare la classifica dei 10 articoli più venduti dall'inizio dell'attività. Sull’asse Y sono espressi i codici prodotto, mentre in fondo alla barra blu è indicata la quantità acquistata di tale prodotto.

Documenti

La sezione “Documenti”

Dall’Area Riservata, accedendo come Gestore, è possibile caricare documenti PDF (cataloghi, schede prodotto) in modo da renderli visibili su tutti i dispositivi degli agenti.
Dal menu Gestione -> Documenti è possibile accedere alla gestione di tale sezione.
Premere il tasto “+” per creare la cartella che conterrà i documenti PDF.
Cliccare sulla cartella arancione appena creata per entrare, poi premere il tasto “+” per aggiungere il documento presente nel proprio dispositivo. In questa finestra è possibile specificare il nome del documento, inserire una descrizione e dare la possibilità agli agenti di inviare tale file via mail.
Sul dispositivo, a seguito di una sincronizzazione, è possibile visualizzare i documenti caricati dall’Area Riservata all’interno dell’apposita sezione. I documenti verranno effettivamenti scaricati nel proprio dispositivo al momento della visualizzazione, selezionando l’elemento e premendo l’icona con la freccia verso il basso oppure premendo il tasto “Scarica tutti”.

Selezionando il file (mettendo il simbolo di spunta) e premendo l’icona a forma di cestino, è possibile eliminarlo dall’archivio (riservato a utente Gestore).

Catalogo

Il modulo “Catalogo”

In questa sezione, selezionando il fornitore desiderato, è possibile visualizzare i prodotti in base alle immagini. Sfogliando gli articoli presenti in archivio si può iniziare a creare un ordine/preventivo premendo sul tasto “+”, oppure, se presente un ordine/preventivo in fase di compilazione e non ancora inviato, lo si può aggiungere a quest’ultimo.
In questa fase è possibile aggiungere prodotti all’ordine in corso, semplicemente premendo il tasto “+” a fianco dell’articolo desiderato; premendo sulla riga con l’icona del carrello è invece possibile entrare nella modifica dell’ordine (per effettuare variazioni di quantità, sconti, etc.).
Scorrendo il dito, da destra verso sinistra in corrispondenza di tale riga, è possibile cancellare l’ordine in corso di compilazione.
Per tornare al catalogo è sufficiente premere sul tasto “Catalogo” all’interno della modifica dell’ordine.

Inserimento foto nel Catalogo

Per inserire le foto nel Catalogo è necessario svolgere le seguenti operazioni, accedendo come Gestore all'Area Riservata su web, in base all’esigenza:
- Una foto per volta: andando dal menu Gestione->Fornitori/Prodotti->Cartella Arancione->Matita verde in corrispondenza del prodotto richiesto e, sotto la sezione delle descrizioni, premere sull’icona “carica” sotto la scritta “Immagine”;
- Intero listino foto: da Impostazioni -> Importa Immagini, può importare un file ZIP contenente le immagini (jpeg o png).

Per quest’ultima casistica è importante che il file ZIP contenga file nominati come il codice prodotto al quale lo si vuole associare.
Esempio:
Per il prodotto con codice A1841, il nome del file dovrà essere A1841.jpg oppure A1841.png

Creazione "Categoria" all’interno del Catalogo

Per tenere ancora più ordinato il catalogo, è possibile creare delle Categorie e Sottocategorie, nel seguente modo:
Dal menu Gestione->Fornitori/Prodotti->Cartella Rossa premere sul tasto “+” per aggiungere una categoria. Inserire il nome e un codice per la categoria che si sta aggiungendo.
Dopodiché, per aggiungere i prodotti alla categoria appena creata, si può procedere in due modi:
- Dall’anagrafica prodotti, Gestione->Fornitori/Prodotti->Cartella Arancione->Matita verde sul prodotto desiderato e, in fondo alla scheda, selezionare la categoria desiderata.
- E’ possibile importare i prodotti dal file CSV assegnandoli automaticamente ad una categoria inserendo il codice di quest’ultima nella colonna “categorie”.

Business Travels (Giro Visite)

Il modulo “Business Travels”

Questo modulo aggiuntivo permette di gestire tutti gli appuntamenti dell’agente.
Gli appuntamenti creati sono consultabili nel calendario interno e sincronizzati con il calendario del proprio tablet (attenzione: per farlo è importante dare l’autorizzazione ad accedere al calendario da parte dell’App Order Sender).
Per creare un nuovo appuntamento premere il tasto “+” presente in questa sezione dell’App.
Oltre a poter specificare data e ora dell’appuntamento, è possibile scrivere il nome della persona che si intende visitare, oppure richiamare un cliente dalle anagrafiche presenti in archivio. In questo caso si può selezionare anche una sede alternativa relativa al cliente richiamato. La posizione del cliente verrà immediatamente visualizzata nella mappa presente nella parte alta della schermata.
Sono presenti inoltre anche i campi “Note” e “Obiettivi”.
Infine premere il tasto “Salva Appuntamento” per confermare l’operazione.

Gli appuntamenti del giorno

Per visualizzare sulla mappa gli appuntamenti del giorno è sufficiente premere sulla data desiderata nel calendario: gli appuntamenti saranno visualizzati in basso. Dopodiché premere sul tasto in alto a forma di cartina cartacea.
Dalla mappa è possibile anche avviare il navigatore del tablet premendo sul segnaposto a forma di goccia ed in seguito sull’icona a forma di auto.